Subsistemas

FINANZAS

Permite registrar y aprobar los comprobantes contables, emitir los estados financieros y todos los reportes contables requeridos por las diferentes gerencias, la directiva de las empresas y los exigidos por los entes gubernamentales. Se alimenta del resto de los subsistemas, quienes generan de forma automática y en línea los comprobantes contables correspondientes a las transacciones que se realizan en las diferentes áreas funcionales. Cuenta con facilidades para definir, consultar, reportar, graficar y evaluar indicadores financieros. Consta de mecanismos para predefinir asientos contables usando fórmulas para carga y abonar las cuentas relacionadas, facilitando el registro de los comprobantes contables que son transcritos. Tiene un componente que permite configurar la generación automática de comprobantes contables desde cualquier proceso interactivo del sistema, donde se requiera.

Subsistema para la formulación, cálculo y evaluación de los costos unitarios de los objetos de costos identificados que se requieren controlar. Los objetos de costos pueden ser: productos, servicios o productos y/o servicios para una clase de clientes específica. Se definen elementos de costos clasificándolos por su incidencia directa o indirecta en los costos y por su comportamiento variable, fijo o semivariable. Pueden definirse diferentes escenarios de costos (estimado, real, estándar, fiscal, etc.) y por cada escenario múltiples versiones de estructuras de costos por cada objeto de costos que se necesite. Las fórmulas para el cálculo de los costos asociados a cada elemento, puede definirse de manera general para el elemento de costo o específica para la estructura de costos de cada objeto de costos. Se alimenta del resto de los subsistemas, definiendo componentes de fórmula que toman datos de interés generados desde los procesos de estos subsistemas que afectan los costos. Los costos pueden calcularse por periodos de diferentes frecuencias para los distintos escenarios definidos. Se puede evaluar la rentabilidad por objeto de costos (producto y/o servicios, etc.) y comparar los costos unitarios y totales de diferentes escenarios (Estimados Vs. Reales). Consta de varias consultas, gráficas y reportes que facilitan la evaluación y control de los costos por periodos, objetos, elementos y centros de costos. Totalmente integrado con el resto de los subsistemas.

Permite la emisión de facturas de venta en diferentes modalidades: despacho previo, despacho en línea, despacho posterior a la facturación y a consignación. Tiene facilidades para definir distintos tipos de impuestos, créditos y débitos involucrados en la facturación. Consta de consultas para determinar las facturas pendientes por despachar y también de notas de salida o de entrega pendientes por facturar. Pueden definirse múltiples listas de precios y asignarse a clases de clientes específicos, o no asignarse a ninguna clase de cliente para que sea de aplicación general. Se emite el libro de ventas de acuerdo a las regulaciones vigentes, entre otros reportes.

Permite el control de las cuentas por cobrar de la organización, generadas por las ventas ordinarias o cualquier otro motivo. Se puede: definir y calcular descuentos por pronto pago, entre otros créditos; definir y calcular comisiones de cobranza por cada cobrador. Además de elaborar, emitir y controlar los documentos comunes relacionados con la cobranza como los recibos de cobro y las notas de crédito o débito según las normativas fiscales; se pueden definir, elaborar, emitir y controlar cualquier otro tipo de documento de crédito o débito. Pueden asignarse los clientes o deudores por cobrador, para facilitar el registro y la asociación de las cobranzas al cobrador y posteriormente agilizar el cálculo de las comisiones correspondientes. Consta de múltiples y variadas consultas y reportes para hacer seguimiento y evaluación de las cobranzas y las cuentas por cobrar. Totalmente integrado con los subsistemas de facturación, cajas, tesorería, contabilidad y el resto de los subsistemas.

Subsistema para la gestión del proceso de procura de cualquier tipo de producto (mercancía, materia prima, materiales, activos fijos, etc.) o servicio. Comprende la selección y evaluación de proveedores, control de los procesos de importación, requisiciones de compra, recepción de cotizaciones, emisión y seguimiento de órdenes de compra, recepción y registro de facturas de proveedores pudiendo indicar o no si afecta el libro de compras fiscal, elaboración y emisión de notas de recepción de servicios. Facilita la generación de requisiciones u órdenes de compra basado en los pronósticos de venta, los programas de producción y de mantenimiento de equipos. Totalmente integrado con los subsistemas de inventario, cuentas por pagar, venta, producción, mantenimiento de equipos, contabilidad y el resto de los subsistemas.

Permite el control de las cuentas por pagar a los proveedores y acreedores, generadas por las compras ordinarias o cualquier otro motivo. Facilita la programación y autorización de pagos con la respectiva generación de órdenes de pago a ser canceladas por banco o caja. Se pueden realizar solicitudes de pago por anticipado o cualquier otro motivo. Se registran las notas de débito y de crédito recibidas de los proveedores emitidas según las normativas fiscales, afectando el libro de compras. También se pueden definir, elaborar, emitir y controlar cualquier otro tipo de documento de débito o crédito. Consta de consultas y reportes para hacer seguimiento y evaluación de las cuentas por pagar. Totalmente integrado con los subsistemas de compras / procura, tesorería, contabilidad y el resto de los subsistemas.

Subsistema para la administración y control de cuentas bancarias de diferentes tipos. Se pueden registrar cuentas bancarias de diferentes tipos y monedas, permitiendo configurar por cada cuenta el límite de sobregiro, el monto máximo por transferencia, cantidad máxima de cheques por depósito, entre otros datos. También se pueden configurar por cuenta bancaria los datos para los siguientes procesos: emisión de cheques, carga de los estados de cuenta mensuales enviados por el banco a través de archivos y la generación de archivos para la autorización de transferencias. Existen facilidades para el control de chequeras. Se registran o elaboran y emiten todos los documentos correspondientes a las transacciones de débitos o créditos relacionadas con las cuentas bancarias. Igualmente, se elaboran y emiten todos los comprobantes fiscales exigidos para soportar y reportar las retenciones de los distintos impuestos de ley. Facilita la conciliación diaria de las cuentas bancarias para mantener actualizada la información de disponibilidad de fondos, requerida para la programación y autorización de pagos. Consta de múltiples y variadas consultas y reportes para el control de las cuentas bancarias y la tesorería. Totalmente integrado con los subsistemas de cobranza, compras / procura, cuentas por pagar, contabilidad y el resto de los subsistemas.

Permite llevar el control financiero y administrativo de los activos fijos de las empresas y el control del inventario por clasificación y/o ubicación física. Facilitando y apoyando la realización de los procesos de incorporación, desincorporación, depreciación, repotenciación o mejora, revalorización, ajustes por inflación fiscal y financiera, transferencias de custodias, ubicación física y asignación de los activos. Permite la definición, administración y cierre de proyectos de construcción, instalación o entonación de activos fijo. Consta de variadas consultas y reportes que facilitan la administración y control de los activos fijo. Totalmente integrado con los subsistemas de mantenimiento de equipos, compras y/o procura, facturación, contabilidad y el resto de los subsistemas.

Subsistema para la gestión y administración de distribuidores de productos a través de rutas de distribución. Permite el despacho de mercancía a consignación, devolución, y facturación de la mercancía no devuelta. La gestión de los contratos de distribución por cada ruta incluyendo emisión del mismo. Elaboración o generación de las transacciones referente a los fondos (de garantía, financiamiento y cualquier otro) definidos para las rutas de distribución, llevando su completa administración. Liquidación de contrato de distribución. Gestión de las cuentas por cobrar asociadas a cada ruta de distribución. Una ruta de distribución implica: una zona de distribución que puede abarcar más de una región geográfica, listas de precios y descuentos específicos, condiciones de créditos y tipos de fondos particulares. Un distribuidor puede tener o poseer los contratos de varias rutas de distribución. Totalmente integrado con los subsistemas de inventario, cobranza, tesorería y el resto de los subsistemas.

Programación y control de los procesos de pago de nómina, utilidades, vacaciones, prestaciones, liquidación y suspensiones. Incluye la gestión y control de préstamos. Permite la definición y formulación de cualquier tipo de concepto (asignación o deducción) y de cualquier tipo de nómina (obreros, empleados, contratados, directivos, etc.) para cualquier frecuencia de realización (semanal, quincenal, mensual, etc.). Pueden definirse contratos colectivos y basar los procesos de cálculo de nómina en la formulación de los conceptos definidos para estos. Facilita la formulación de casos particulares sin modificar las pantallas y reportes del sistema. La asistencia laboral puede capturarse automática y directamente desde las aplicaciones para el control de acceso. Consta de múltiples y variadas consultas y reportes para cumplir con las exigencias de ley y satisfacer los requerimientos de las diferentes gerencias. Totalmente integrado con los subsistemas de producción, aseguramiento de la calidad, mantenimiento de equipos, contabilidad y el resto de los subsistemas.

Subsistema para la elaboración de presupuestos empresariales a nivel global por partida o por centros de responsabilidad o unidades organizativa de la empresa. Permite la elaboración y revisión de diferentes versiones de presupuestos para un mismo ejercicio económico, pero la aprobación de una sola versión por ejercicio económico. Facilita la elaboración del presupuesto pudiéndolo importar desde un archivo Excel, copiándolo desde un presupuesto existente aumentando o disminuyendo los montos porcentualmente o generándolo a partir de formulaciones previamente definidas por partida, periodo y/o centro de responsabilidad. Posibilita la solicitud y aprobación de ajustes de presupuestos aprobados y en ejecución, dejando siempre registros de trazabilidad de estas transacciones. Tiene la capacidad para definir restricciones presupuestarias por centros de responsabilidad, personas o por personas en centros de responsabilidad específicos. Consta de varias consultas, gráficas y reportes que permiten comparar los presupuestos aprobados con los solicitados, determinar la proporción que representan las partidas en periodos específicos o el ejercicio económico globalmente y/o por centro de responsabilidad; y también facilitar el seguimiento, evaluación y control de las desviaciones en la ejecución del presupuesto globalmente o por centros de responsabilidad.

Permite la administración y el control de las cajas y fondos fijos, pudiendo clasificarlas como: caja principal, caja chica, fondo fijo de gastos o cualquier otra clasificación que se necesite. Pueden definirse múltiples cajas por cada clasificación y para cada caja especificar: la persona custodio, los posibles operadores, la frecuencia y/o duración de cada sesión para el arqueo, los tipos de documentos de ingreso y egreso permitidos, límite de egreso por sesión, saldo inicial predeterminado, los días y horarios de operación. Abarca procesos para abrir y cerrar sesiones de caja, pudiendo tenerse varias sesiones abiertas de la misma caja sin perder el control y la consistencia de la data. Se elaboran y emiten los respectivos documentos de las transacciones de ingreso o egreso permitidas por cada sesión de caja, pudiendo utilizarse en cada transacción diferentes formas de pago: efectivo, cheque, nota o documento de crédito, cesta ticket, etc. Consta de consultas y reportes para hacer arqueo y control por sesiones de caja, entre otros. Totalmente integrado con los subsistemas de facturación, cobranza, contabilidad y el resto de los subsistemas.

COMERCIO

Permite la generación, ajuste y control de diferentes versiones de pronóstico de ventas por ejercicio económico y periodos contables, detallados por productos y clientes. Facilita la definición de variadas listas de precios para clases de clientes específicos o de libre asignación y la fijación de descuentos especiales por cliente para los productos que se desee. Permite la formulación y cálculo de comisiones de venta; pudiendo la formulación definirse de manera general para todos los vendedores o específica para cada vendedor. Se pueden reservar los inventarios para atender a clientes o pedidos específicos. Consta de variadas consultas y reportes para hacer seguimiento y evaluación de las estadísticas de ventas por productos, clientes, clientes y productos, y vendedores. Totalmente integrado con los subsistemas de facturación, inventario, cobranza y el resto de los subsistemas.

Subsistema para control y seguimiento a los pedidos realizados por los clientes. Permite la definición de proyectos así como las condiciones de despacho para los clientes, emitiendo órdenes de despacho y/o carga. Facilita la generación de programas de despacho en base a los pedidos, los programas de producción y las condiciones acordadas con cada cliente. Consta de reportes para hacer seguimiento a los pedidos de clientes y los gastos por proyecto. Totalmente integrado con los subsistemas de facturación, inventario, tesorería y el resto de los subsistemas.

OPERACIONES

Subsistema para el control de inventario de cualquier disposición de producto: materias prima, empaques, intermedios, terminado, materiales, etc. Permite definir instalaciones de almacenamiento, ubicaciones por instalaciones, grupos y familias de productos; realizar entradas y salidas de inventario por motivos de compra, venta, transferencia, producción entre otros. Realizar cambios de ubicaciones de productos para ordenar los almacenes. Registrar los inventarios físicos y consultar sus resultados en diferentes formatos de reportes. Facilita la rastreabilidad de lotes y la valoración (costeo) del inventario por diferentes métodos configurables por la organización. Permite administrar los inventarios reservados para clientes o pedidos específicos .

Permite la generación de los programas de producción basados en el pronóstico de ventas aprobado (MRP) o en los pedidos pendientes de los clientes (Just-in-time) o en el criterio del programador de la producción; tomando en cuenta los inventarios y la calidad de los insumos, la capacidad de almacenamiento, los insumos pedidos por recibir, etc. Calcula y establece requerimientos de compras de materia prima e insumos para cumplir con el programa de producción. Se puede ejecutar el programa de producción parcialmente a través de órdenes de producción que generan los respectivos movimientos de inventario, pudiendo inclusive reservar estos inventarios para pedidos de clientes específicos. Facilita la toma y registro del inventario físico en fábrica y el monitoreo de los inventarios actuales. Permite reprocesar productos y registrar transferencias parciales o totales de lotes de productos entre las diferentes instalaciones de almacenamiento. Emite informe de la entrega formal de la producción aceptada y aprobada para el almacenamiento y despacho. Consta de consultas y reportes para hacer seguimiento y control a los programas y órdenes de producción. Totalmente integrado con los subsistemas de inventario, ventas, atención al cliente, mantenimiento de equipos, control de calidad y el resto de los subsistemas.

DIRECCIÓN

Subsistema para definir, monitorear y evaluar en forma gráfica, comparativa e integrada los indicadores de gestión asociados a los distintos procesos habilitados en sqlFIGO®, por ejemplo, tendencia de ventas, tendencia de cuentas por cobrar, índices de cumplimiento en cantidad, oportunidad, calidad y satisfacción de los pedidos de clientes y de los pedidos a proveedores. Su objetivo es habilitar el Balance Score Card de la organización porque facilita la formulación de indicadores particulares de cada organización sin modificar las pantallas y reportes propios del sistema. También se podrán definir metas que permitirán posteriormente realizar un mejor seguimiento, evaluación y control de los resultados estimados y esperados.

CIMIENTOS DEL SISTEMA

Consta de 2 módulos que permiten registrar, actualizar y mantener datos e información general compartida y usada en todos los subsistemas. Permiten la configuración y parametrización del sistema por cada empresa, la administración y control de la seguridad de acceso y permisos de operación para los usuarios, como también llevar registros de datos de auditoría por cada operación realizada en cualquier proceso del sistema, facilitando la determinación de responsabilidades y posibles soluciones de inconvenientes. Conforman junto con los procesos de la barra de utilidades del sistema y el módulo de “Homologación de Datos entre Empresas”, lo que denominamos “Cimientos de Integración”.

Módulo que permite exportar e importar datos de las tablas base del sistema, con el propósito de mantener homologados los códigos y descripciones almacenados en estas, entre las distintas empresas de un grupo empresarial que se apoya y usa el sqlFIGO para su gestión. Forma parte de lo que denominamos “Cimientos de Integración”.

SUBSISTEMAS PARA FUTURAS VERSIONES

Subsistema que incluye facilidades que permiten registrar y llevar el seguimiento de oportunidades con los clientes, casos de los requerimientos recibidos de los clientes y hasta definir y hacer seguimiento y control a proyectos y/o campañas de promoción y mercadeo. Facilidad para el registro de datos, configuración y cálculo de indicadores de gestión, por estar totalmente integrado con todos los subsistemas transaccionales y gerenciales.

Subsistema para gestionar y administrar los distintos servicios de transporte requeridos por las empresas independientemente del objeto transportado; es decir, incluye facilidades para administrar el transporte de personas, documentos y/o materiales menores, productos (mercancía, materia prima, empaques, materiales, repuestos, etc.) y equipos. Permite registrar los expedientes de las transportistas, y por cada una de estas especificar la nómina de choferes y ayudantes autorizados, los tipos de objetos que transporta, la flota de vehículos que dispone y las rutas que cubre. Permite definir tabuladores de precios por rutas, objetos transportados y/o tipo de vehículo usado, específicos para una transportista, para una clasificación específica de transportistas o general para todas las transportistas. Abarcar el ciclo desde la solicitud del servicio transporte requerido, la selección de la transportista y emisión de la orden, la recepción del servicio y el control de la facturación del mismo en integración con el subsistema de compras. También incluye consultas y reportes de seguimiento de servicios de transporte y evaluación de transportistas.

Se agregan funcionalidades de análisis FODA, definición de estrategias con sus respectivos objetivos, metas e iniciativas para facilitar y apoyar la Gestión Estratégica de las Empresas.

Permite la definición y control de ejecución del plan de mantenimiento de equipos e instalaciones. Se definen los expedientes de los equipos e instalaciones incluyendo sus especificaciones técnicas, despiece de componentes, puntos y especificaciones de medición, ubicación física y operativa, etc. Se pueden definir rutas de inspección para el registro de las mediciones (mantenimiento predictivo), rutinas de mantenimiento por clase de equipo (mantenimiento preventivo) y modos de falla (mantenimiento correctivo). Cada una de estas involucra actividades de mantenimiento a las que se les especifican los recursos requeridos para ejecutarlas: materiales, repuestos, equipos, herramientas y personal, tomando en cuenta la disponibilidad de cada tipo de recurso. Si se cuenta con instrumentos de medición (telemetría), puede configurarse la captura automática de estas mediciones. Las órdenes de trabajos de mantenimiento pueden generarse automáticamente basada en las mediciones registradas o capturadas, las rutinas de mantenimiento preventivo o las fallas ocurridas dependiendo del modo de falla identificado; pudiéndose relacionar y generar automáticamente las órdenes de compras necesarias para satisfacer los trabajos relacionados. Pueden definirse proyectos y asociarles órdenes de trabajo. Consta de variadas consultas y reportes para hacer seguimiento y control de los proyectos, planes de mantenimiento y órdenes de trabajo. Totalmente integrado con los subsistemas de activos fijos, inventario, producción, compra y/o procura, nómina y el resto de los subsistemas.

Subsistema para la definición, programación y control de las actividades y métodos de aseguramiento y control de calidad de los procesos y productos adquiridos o producidos. Se definen especificaciones de calidad estándares por producto; pero también se pueden definir especificaciones de calidad de un producto para un cliente específico. Los productos pueden ser: terminados, intermedios, materia prima, materiales, etc. Se registran los datos de las muestras tomadas de los lotes de productos adquiridos o producidos, para posteriormente registrar los resultados de las pruebas y análisis de laboratorio practicados a cada muestra de producto; el sistema determinará el estado y el nivel de calidad del lote de producto correspondiente a la muestra basado en las especificaciones de calidad definidas. Comprende procesos de retención y liberación de lotes de productos, que impiden o autorizan el uso o despacho de los lotes de producto. Los lotes de productos fuera de especificación pueden ser reclasificados como otro producto, tomando en cuenta los resultados de los análisis de laboratorio y las especificaciones de calidad. Consta de consultas y reportes para hacer seguimiento y control de calidad. Totalmente integrado con los subsistemas de inventario, producción y el resto de los subsistemas.

Permite la definición de proyectos indicando productos a entregar, estructura de división del trabajo (EDT), actividades a ejecutar con sus respectivas fechas y responsables (cronograma), costos estimados por productos entregables y paquetes de trabajo, equipo de personas que participa en el proyecto con su respectivo rol así como los contratos y órdenes de compra asociadas. También permite registrar la matrices de riesgos, involucrados y comunicaciones del proyecto y actualizarlas según resultados del proyecto. El resto de los subsistemas permiten registrar documentos con cargos a proyectos (facturas de compra, egresos de caja, egresos de banco, anticipo a proveedores, pedidos de cliente, órdenes de despacho, corridas de nómina, etc.) por lo que a través de este subsistema se realiza seguimiento a las acciones pendientes del proyecto y se determina los costos reales del mismo. Su integración con el subsistema de producción permite realizar programas de producción asociados a proyectos con los costos asociados según los insumos requeridos para producir.